10 trucos para mejorar la gestión de tu tiempo

Unas reglas sencillas para gestionar mejor tu tiempo:

1. Crea una lista de tareas que tienes que hacer, y empieza eligiendo aquellas que NO hacer. Todas las que no son necesarias o no dan dinero.
2. No organices los papeles, colócalos todos en una pila. Primero, no deberías tener mucho papel estos días. Pero si lo tienes, no pierdas el tiempo clasificándolo, solo colócalo en una pila. Si necesitas algo, lo encontrarás fácil porque están organizados por fechas, segun llegan. Y el tiempo que te lleva encontrar uno cada pocos días en mucho menor que organizarlos todos. También, cada mes, tira el fondo de la pila a la basura …
3. Organiza todos tus correos electrónicos en una sola bandeja de entrada. Yo personalmente uso Gmail para todo. Y todo en una sola cuenta.
4. Tu bandeja de entrada NUNCA debe de tener más de 10 correos. Los que tengas en el inbox son aquellos en los que tienes que trabajar. El resto, en cuanto entra un correo, lo respondes, haces algo con él o lo archivas. Recibo unos cuantos cientos de correos al día. Mi bandeja de entrada ahora mismo tiene 5 correos, con los que tengo que hacer algo.
5. Relacionado con la anterior, contesta a la mayoría de los correos inmediatamente, no los dejes para luego. Excepto en cosas muy importantes, en las que la prudencia recomienda meditar la respuesta.
6. Evita llamar por teléfono. En la mayoría de los casos, es mejor un SMS, un mensaje de IM (Yahoo Messenger, ICQ, GTalk y similares). A no ser que te quieras extender o sea importante (o tu mujer).
7. Evita que te llamen por teléfono. Si estás ocupado, corta las llamadas. O a los que te llamen díselo expresamente («oye, perdona, te dejo que tengo que acabar algo», pero nada de «te llamo luego»).
8. Utiliza un sistema de calendario avanzado. Yo utilizo Google Calendar sincronizado con Outlook.
9. Utiliza un buen sistema de alertas y the tareas pendientes. Utilizo Hiveminder, que te permite definir las tareas a realizar, cuando hacerlas, ponerles etiquetas, recibir alertas por correo, colocarlas en la fecha de vencimiento en Google Calendar y mucho más. Además, puedes enviar tareas al sistema por twitter, por Gtalk o por email también. Imprescindible para recordar cosas.
10. Decide que cosas no hacer. De nuevo, lo más importante. Decide qué emails no contestar, que llamadas no hacer, que trabajos no aceptar.